毎日のメール作成や議事録作成、翻訳作業に追われていませんか？
業務の効率化を図りたいと考えながらも、具体的な方法が分からず後回しにしている方も多いはずです。
実は今、ChatGPTを使って「考える・まとめる・書く」作業を自動化し、生産性を飛躍的に上げている企業が急増しています。
この記事では、ChatGPTで業務効率を劇的にアップするための方法を、初心者にも分かりやすく解説。
実務にそのまま使えるプロンプトのテンプレートや、業種別の活用事例まで、実際に成果を出している現場のリアルをご紹介します。
✅ この記事でわかること
ぜひ最後までご覧ください。
目次
ChatGPTは、質問やお願いを言葉で伝えるだけで、文章や情報を出してくれるAIツールです。たとえば「この内容をメールにまとめて」と頼むと、丁寧なメール文をすぐに作ってくれます。
初心者の方が業務に活用するには、以下のポイントを押さえておくと安心です。
最初は「議事録の要約をしてほしい」「シンプルな営業メールを作って」といった簡単なお願いから始めてみましょう。
ChatGPTに何をどう頼めばよいか分からないときは、「プロンプト」を使うと便利です。
以下は、実際のビジネスでよく使われるプロンプトの例です。
これらをベースにすれば、誰でもすぐにChatGPTを業務に使いこなせます。
会議の議事録をまとめたり、毎回似たようなメールを作成したりするのが面倒だと感じたことはありませんか？
そんな「繰り返し作業」を減らすために、多くのビジネスパーソンがChatGPTを活用し始めています。
ここでは、議事録とメール作成におけるChatGPTの活用方法を、実際の業務現場での使われ方と一緒にご紹介します。
会議の音声メモや議事メモをChatGPTに貼りつけて「要点を3つにまとめてください」と伝えるだけで、スッキリと整理された要約が自動で返ってきます。
例えばこんなプロンプトが効果的です：
以下は営業部の会議メモです。内容を3つのポイントに要約し、重要な決定事項があれば別に書き出してください。
このように指示を出すと、文章が読みやすく整理されるだけでなく、要点を逃さない議事録の下書きとしてそのまま使えるレベルになります。
ChatGPTは、ビジネスメールの文面を自動で作成・整形してくれます。たとえば、以下のようなプロンプトを使えば、丁寧な文章に整えてくれます：
お客様に商品の納品が遅れる旨を伝える丁寧なビジネスメールを300文字以内で作成してください。
さらに、「敬語で」「丁寧語で」「柔らかい表現で」などのオプションを付ければ、より相手に合ったトーンで仕上げてくれます。
誤字脱字のチェックや、文章の言い回しが不自然でないかも自動で補正してくれるため、文章作成の時間が大幅に短縮されます。
🔗 出典：RPAテクノロジーズ社｜ChatGPT業務効率化事例
ChatGPTを使えば、議事録作成やメール業務にかかっていた時間を劇的に減らすことができます。
毎日の定型作業こそ、AIに任せてスマートに働いてみませんか？
ChatGPTを導入しているのは、大企業だけではありません。中小企業やフリーランスでも利用が広がっています。たとえば、以下のような業種で活用が進んでいます。
実際に、ChatGPTを導入したことで、月20時間以上の作業時間を削減できたという企業もあります。（参考：https://rpa-technologies.com/insights/ai_chatgpt-optimize/）
業種：IT企業／営業担当者の声
日常業務で頻繁に発生する「社内メールの下書き」にChatGPTを使うようになったところ、1通あたり10分かかっていた作成時間が2分に短縮されたとのこと。
特に営業レポートや会議報告の定型文では大きな時短効果を実感しているそうです。
業種：人材サービス／人事アシスタントの声
長いZoom会議の内容をテキストで取り出し、ChatGPTに「要点を3つにまとめて」とプロンプトを入力。
正確かつ簡潔な要約が一瞬で生成され、議事録作成の大幅な負担軽減に繋がったとのこと。出典：同上
業種：EC運営／海外対応チームの声
海外ベンダーとのメールのやり取りで英語の文面を自然なビジネス表現にするのが大変だったが、ChatGPTに頼めば即解決。
自然な言い回しと丁寧な敬語表現まで対応できる点に、現場では高評価が集まっています。出典：同上
三菱UFJフィナンシャル・グループでは、ChatGPTを稟議書の起案やレポート要約、コールセンター対応など110件以上の業務で活用。
2023年の段階で、月22万時間の業務削減効果を試算。2024年には「ChatGPT Enterprise」の導入も発表し、全社展開を進めています。
サントリー食品インターナショナルは、「GREEN DA・KA・RA やさしい麦茶」のCM企画にChatGPTを活用。
AI部長というキャラ設定から演出案まで、ChatGPTのアイデアを基に制作。人間では出せない斬新なCM案が話題になりました。
教育分野では、学研メソッドがChatGPTを個別学習支援システム「Gakken ON AIR」に導入。
学習履歴に基づき、最適なアドバイスや勉強方法をChatGPTが提案。トライアル段階ながら、生徒の学習意欲向上が確認されているとのことです。
出典：学研グループ公式発表
ChatGPTは翻訳も得意です。
簡単な日本語を英語・中国語などに訳してくれるだけでなく、「自然な言い回しで」や「ビジネス文にして」などの指示にも対応できます。
例えば、「プレゼン資料を英語で作り直したい」といった場面でも、元の内容を貼り付けるだけでネイティブ風の英文に変換してくれます。
翻訳ツールよりも柔軟で、文脈を理解しやすいのが特徴です。
ChatGPTを上手に使えば、毎日の業務がぐんと効率化されます。初心者の方でも、プロンプトを工夫することで、さまざまな作業が自動化できるようになります。
ChatGPTを活かして、あなたの仕事もより快適にしてみませんか？